Elinkaarimallien taloudelliset arviointiperusteet ja analyysit

Kaikkien toimitilahankkeiden keskeisimpien tavoitteiden joukossa pitäisi olla elinkaaritaloudellisuus. Siinä otetaan huomioon kattavasti hankkeen eri ominaisuudet kuten aikataulu, laatu- ja palvelutaso sekä suorat ja välilliset kustannukset. KTI Kiinteistötieto Oy on kartoittanut tapoja, joiden avulla voidaan arvioida hankkeiden elinkaaritaloudellisuutta ja vertailla vaihtoehtoisia hankintatapoja talouden näkökulmasta.

Elinkaarimallien katsotaan usein sopivan julkisen sektorin suuriin ja pitkäaikaisiin investointihankkeisiin, joihin yritys voi palveluntuottajana tuoda pitkäaikaisella sitoutumisellaan lisäarvoa. Elinkaarimallit ovat logiikaltaan uudenlaisia toimintamalleja. Siksi niihin liittyy monia päätöksentekoon vaikuttavia ominaisuuksia, joiden mittaaminen ja vertaileminen ovat hankkeiden valmistelun suurimpia haasteita. Näiden ominaisuuksien ja vertailutapojen kuvaaminen ymmärrettävästi päättäjille on vielä oma lukunsa.

Jos saatavilla on toimivia päätöksenteko- ja arviointityökaluja, se helpottaa kaikkia toimitilahankkeita – riippumatta siitä, mihin hankinta- ja toteutustapaan päädytään. Kynnys ryhtyä toteuttamaan hankkeita uusilla tavoilla, joista ei ole vielä paljon kokemuksia, madaltuu. Tämä pitää paikkansa myös elinkaarihankkeiden kohdalla. Toimitilahankkeen valmistelijoiden tehtäviin kuuluu osoittaa, miten parhaana pidetyn hankintatavan mukanaan tuomat hyödyt todella toteutuvat. Tämä tehdään mittaamalla valittujen ratkaisujen vaikutus kiinteistön ja siellä tuotettavan palvelun laatuun, kustannuksiin ja käyttäjäystävällisyyteen.

Kiinteistöinvestoinnin päätöksenteon pitäisi edetä seuraavasti:

1. määritellään tavoitteet kiinteistöstrategian
    perusteella
2. selvitetään mahdolliset kohteeseen soveltuvat
    toteutusmallit
3. vertaillaan ja arvioidaan toteutusmalleja alustavasti
4. valitaan toteutusmalli ja käynnistetään
    hankintaprosessi
5. valitaan saaduista tarjouksista paras
6. toteutetaan hankinta ja seurataan sen onnistumista.

Kehittyvät kiinteistö- ja rakennusmarkkinat tarjoavat yhä monipuolisempia vaihtoehtoja toimitilatarpeiden tyydyttämiseen, mikä osaltaan mutkistaa päätöksentekoa, kun ollaan hankkimassa uusia tiloja. Päätöksentekovaiheessa on siis selvitettävä, mikä on edullisin toteutusmalli kulloinkin kyseessä olevaa hanketta varten. Tätä varten on saatava eri toteutusmallit keskenään vertailukelpoisiksi. Mikäli valinta päätyy elinkaarimalliin, on vielä valittava ominaisuuksiltaan mahdollisesti hyvinkin erilaisista elinkaarimalliratkaisuista tilanteeseen parhaiten sopiva.

Tätä arviointia ja vertailua ei voi tehdä erillään toimintaympäristöstä. Valitun hankintatavan tulee perustua tilaajan palvelu- ja kiinteistöstrategiaan. Strategiset tavoitteet asettavat valinnalle ehtoja, joiden rajoissa eri vaihtoehtoja arvioidaan. Toisinaan strategia ohjaa päätöksentekoa hyvin tiukasti: tulee eteen esimerkiksi tilanteita, joissa jonkin välttämättömän investoinnin toteuttaminen verotuloilla on käytännössä mahdotonta.

Elinkaaren aikaiset tulo- ja menoerät määrittävät kokonaistaloudellisuuden

Taloudellisesta näkökulmasta hankkeen kokonaistaloudellisuus määräytyy kohteen elinkaaren aikaisten tuottojen ja kustannusten sekä laadullisten ominaisuuksien ja riskien perusteella. Tässä tarkastellaan kokonaistaloudellisuutta talouden näkökulmasta. Tarkastelu on pidettävä käsitteellisesti erillään hankintalaissa käytettävästä termistä kokonaistaloudellinen edullisuus, joka viittaa tarjouspyynnössä ennalta määriteltyihin hankkeen arviointiperusteisiin. Hankkeen elinkaaren aikaiset tuotot ja kustannukset koostuvat

• investointikustannuksista
• vuokratuotoista (sisäisistä vuokrista tai ulkopuolisten vuokralaisten maksamista vuokrista)
• kiinteistön ylläpitokustannuksista
• käyttäjäpalvelujen kustannuksista
• ajanmukaistamis- ja korjauskustannuksista
• kohteen jäännösarvosta elinkaaren lopussa.
  

Lisäksi toteutusmalleja vertailtaessa on otettava huomioon se, että tuotto- ja kustannuserät ajoittuvat elinkaaren eri vaiheisiin. Julkisen sektorin perinteisessä hankintamallissa eli omassa investoinnissa hankkeen alkuinvestointikustannukset maksetaan niiden syntyhetkellä eli suunnittelu- ja rakentamisvaiheessa. Tämä edellyttää, että tilaaja järjestää rahoituksen itse. Elinkaarimalliin voidaan yhdistää myös yksityinen rahoitus, omistus tai molemmat, jolloin alkuinvestointikustannukset maksetaan palveluntuottajalle rakennuksen käytön aikana esimerkiksi osana säännöllisesti perittävää palvelumaksua. Näin hankkeen kustannukset jakautuvat tasaisemmin koko sille ajalle, jolloin palvelusopimus on voimassa.

Kassavirtalaskelma on kiinteistöliiketoiminnassa yleisesti käytetty laskentatyökalu, jonka avulla voidaan arvioida ja vertailla eri toteutusvaihtoehtojen taloudellisuutta. Kassavirtalaskelmassa eri tavoin ajoittuvat tuotot ja kustannukset siirretään samaan tarkasteluhetkeen, minkä ansiosta niitä pystytään vertaamaan toisiinsa. Elinkaarimallin ja muiden vaihtoehtojen väliseen arviointiin kassavirtalaskelma sopii hyvin, koska se ottaa huomioon, miten tuotot ja kustannukset ajoittuvat. Kassavirtalaskelmaan voidaan kohtuullisen hyvin liittää hankkeen riskit ja erilaiset laadulliset tekijät.

Kassavirtalaskelma on sinänsä yksinkertainen ja läpinäkyvä työkalu vaihtoehtojen arviointiin. Laskelman käytön suurin haaste on saattaa hankkeeseen liittyvät tulo- ja menoerät aidosti ja läpinäkyvästi sisällöltään yhdenmukaisiksi ja keskenään vertailukelpoisiksi.

Pääoman tuottovaatimus ja riskien jako keskeisiä kysymyksiä

Kassavirtalaskelmassa on aina varsin suuri merkitys sillä, millainen tuottovaatimus investoidulle pääomalle asetetaan. Julkisen sektorin omissa kiinteistöinvestoinneissa pääomien tuottovaatimus on usein pienempi kuin yksityisen sektorin. Tämä johtuu osaksi siitä, että julkisyhteisöt saavat markkinoilta lainarahaa yksityisiä toimijoita edullisemmin.

Ääritapauksissa kunnat eivät aseta kiinteistöihin sidotuille pääomille lainkaan tuottovaatimusta. Jos tuottovaatimus asetetaankin, se saatetaan tehdä hallinnollisella päätöksellä, jolloin tuottovaatimus ei ollenkaan kuvasta aitoa markkinahintaa. Lisäksi julkisyhteisöt harvoin ottavat huomioon tai hinnoittelevat täysimääräisesti laskelmissaan kiinteistöjen riskejä. Yksityisen sektorin laskelmissa ne puolestaan ovat aina mukana. Sillä, kuka kantaa kohteeseen liittyvät riskit - vaikkapa vastuun kiinteistön käytettävyydestä sovitun tasoisena - on huomattava merkitys elinkaaritalouteen. Nämä riskit ja vastuut tulisi ottaa läpinäkyvästi huomioon hankkeiden arvioinnissa.

Monissa sellaisissa maissa, joissa julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyömalleja käytetään talonrakennus- ja infrastruktuurihankkeissa, on kehitetty yleisiä laskenta- ja arviointityökaluja julkisen sektorin päätöksentekoa tukemaan. Tällaisia työkaluja ovat esimerkiksi niin sanotut julkisen ja yksityisen sektorin verrokkilaskelma (Public Private Comparator eli PPC) ja julkisen sektorin verrokkilaskelma (Public Sector Comparator eli PSC). Näitä käytetään hankintaprosessin eri vaiheissa.

Julkisen ja yksityisen sektorin verrokkilaskelmaa käytetään alustavassa päätöksenteossa siitä, sopiiko elinkaarimalli toteutusmalliksi tiettyyn rakennushankkeeseen ja voidaanko hankintaprosessi käynnistää elinkaarimallin mukaisesti. Julkisen sektorin verrokkilaskelmaa puolestaan käytetään myöhemmin hankintaprosessissa saatujen tarjousten yhteismitallistamiseen ja vertailuun sekä keskenään että suhteessa tarjouspyyntöön. Molemmat laskentamallit perustuvat kassavirtalaskentaan. Myös eri ratkaisujen laadulliset erot sekä hankkeisiin liittyvät riskit pyritään arvioimaan rahassa tai ainakin listaamaan päätöksentekijöiden tietoon.

Panostamalla investointiin säästetään usein ylläpidossa

Toimitilahankkeen investointikustannus on yleensä hyvin ennustettavissa, kun hankintapäätöstä tehdään. Siksi sen vertaileminen eri vaihtoehtojen välillä on yleensä melko helppoa. Mahdolliset laatuerot eri vaihtoehtojen välillä on kuitenkin pyrittävä vertailussa hinnoittelemaan. Innovatiiviset tai elinkaaritaloudelliset ratkaisut kuten uudet menetelmät tai laadukkaat materiaalit saattavat kasvattaa investointikustannuksia, mutta usein maksavat itsensä myöhemmin takaisin, kun ylläpitokustannuksissa voidaan säästää.

Jonkin verran haasteellisemmaksi eri vaihtoehtojen vertailu muuttuu elinkaaren aikaisia tuotto- ja kustannusvirtoja arvioitaessa, sillä niihin liittyy aina epävarmuutta. Myös tuottojen ja kustannusten ajoittuminen voi erota eri vaihtoehdoissa, jolloin ne tulisi saada keskenään yhteismitallisiksi. Keskeisiä kysymyksiä ovat muun muassa kiinteistön ylläpitovastuut ja se, miten ne ajoittuvat elinkaarelle. Lisäksi esimerkiksi kustannusriskien käsittely on pyrittävä saattamaan mahdollisimman tasavertaiseksi eri vaihtoehtojen välillä. Julkisen sektorin verrokkilaskelmassa pyritään kattamaan nämä eri seikat mahdollisimman laajasti.

Yksi tärkeimmistä elinkaarimalliin liittyvistä päätöksistä on se, kenen omistukseen kiinteistö sovitun elinkaaren päättyessä jää. Mikäli palveluntuottaja ottaa kantaakseen rakennuskohteen jäännösarvoriskin, se perii tästä tilaajalta korvauksen osana palvelumaksua. Usein sopimuksiin liitetään optioita, jotka antavat tilaajalle mahdollisuuden lunastaa kohde itselleen ennalta sovittuun hintaan. Tällä hinnalla on suuri merkitys mallin kokonaistaloudellisuuden kannalta. Lisäksi on pyrittävä mahdollisimman tarkoin sopimaan, missä kunnossa rakennuksen pitää olla sopimuksen päättyessä.

Vertailun haasteet ulottuvat numeroita pidemmälle

Suurin osa rakennushankkeiden kokonaistaloudellisuuteen vaikuttavista tekijöistä voidaan mitata rahassa. Laskentamallien perusajatuksena onkin antaa rahamääräinen arvo mahdollisimman monelle vaikuttavalle tekijälle. Laadulle on kuitenkin hankala antaa hintalappua. Vaikkapa luovista suunnitteluratkaisuista johtuvat erot kiinteistön palvelutasossa voivat tarjota parempaa laatua samoin kustannuksin kuin jokin toinen toimintamalli. Tilojen käyttäjien myönteisiä kokemuksia saattaa olla paitsi vaikeata ennakoida, myös mahdoton laskea euroissa.

Laskentamallien tukena voidaan käyttää erilaisia selvityksiä, joissa vaikeasti rahaksi muutettavat asiat nostetaan esiin ja niiden merkitystä kuvataan sanallisesti. Päätöksentekijöille myös nämä selvitykset ovat käyttökelpoisia ja arvokkaita, kun he valitsevat kokonaistaloudellisesti parasta hankintatapaa.